<<
>>

Инвентаризация - метод контроля за сохранностью материально-производственных запасов

В настоящее время говорить обобщенно об организации как о связанном едиными интересами коллективе уже нельзя. По законам рынка, переход к которому объявлен в России Федеральным законом от 23 06.1995 г №115 «О государственном прогнозировании и программах социально-экономического развития Российской Федерации», все экономические субъекты, связанные с производством и реализацией продукции, выполнением услуг и с другой деятельностью, разделены на учредителей, т.е. собственников, и наемных работников (65).

Теперь следует подходить к инвентаризации как к вопросу сохранности собственности, в которую вложены средства предпринимателей, а также займы и кредиты.

Возникла необходимость выработки новых подходов к традиционным бухгалтерским методам учета состояния имущества организации. Старый, устоявшийся подход к инвентаризации как к своего рода отчету перед вышестоящими организациями сейчас морально устарел, поэтому зачастую в тайне от руководителей бухгалтер ее и не проводит, переписывая старые документы с учетом произошедших за отчетный период операций. Смена

бухгалтера на более добросовестного и квалифицированного нс всегда может помочь. Требуется создание таких условий организации работы, при которых воровство, разбазаривание, небрежное отношение к имуществу станут если не невозможными, то хотя бы затруднительными

Решение данной проблемы Матвеева В.М и Тимофеева ГВ (65) иидя г в переориентации на рыночный учет, под которым они понимают отражение информации об обороте капитала организации, предполагающее личную ответственность работников за сохранность имущества учредителей Однако такал норма уже установлена в практике отечественною учета - все материальные ценности (основные средства и материально- производственные запасы) должны быть закреплены за определенным работником хозяйства, который несет полную материальную ответственность за вверенный ему объект. Но как показывает практика, такое закрепление часто носит фиктивный «бумажный» характер. Поэтому считаем целесообразным посоветовать руководителям хозяйств ввести меры материальных поощрений (например, за своевременное предупреждение и устранение потери качества находящейся на хранении сельскохозяйственной продукции) и удержаний (за непринятие мер к сохранению в надлежащем виде запасов) для усиления контроля за сохранностью и качеством вверенных им материально - производственных запасов. В данном случае материально ответственное лицо будет стремиться не только сохранить какое-то определенное количество запасов, но и позаботиться о качестве запасов, что для сельскохозяйственного производства очень важно

Общепринятым является деление инвентаризации на три основные этапа: 1) снятие остатков в натуре, 2) сопоставление фактического наличия ценностей с данными учета, 3) регулирование инвентаризационных разниц и отражение результатов инвентаризации в учете. Два последних этапа выполняются в том случае, когда сс проведение обусловлено необходимостью уточнения данных учета о наличии материальных запасов.

вы явлен ия фактов хищения и недостач. В нервом случае необходимость проведения инвентаризации обусловлена требованиями, предъявляемыми к бухгалтерскому учету - полнота, достоверность и точность учета. Ее задачами при этом являются установление и отражение в учете тех изменений объектов, которые не поддаются документированию, например, потери запасов в пределах норм естественной убыли, порча товаров Кроме тою, инвентаризация должна выявить неточности данных бухгалтерского учета, возникшие в результате ошибок, допущенных при отпуске запасов, просто ошибочных записей в учетных регистрах.

Здесь инвентаризация выступает в качестве одного из элементов метода бухгалтерского учета Во взором случае необходимость инвентаризации обусловлена ее ролью в выявлении, предупреждении и устранении потерь, вызванных нарушениями учетной дисциплины, и поэтому инвентаризация является одной из контрольных функций Обе этих грани взаимосвязаны, потому что наличие полных и точных данных о состоянии и использовании запасов является одним из условий обеспечения их сохранности, а выявление нарушений и их ликвидация способствует повышению достоверности данных учета.

В пункте 2.4. отмечалось, что инвентаризация используется как один из способов контроля за сохранностью материальных запасов в сельскохозяйственных организациях Однако при се проведении допускаются много нарушений и недочетов (таблица 3.3.1), в результате которых исчезает контрольная функция данного метода.

Данные нарушения были обнаружены уже после проведения инвентаризаций. Этот факт говорит о том, что нарушения могли присутствовать и при непосредственном проведении мероприятия, так как проведение правильной инвентаризации требует планирования, тщательной подготовки и выполнения некоторых требований, установленных нормативными документами (14).

їм

Таблица 3.3.1

Нарушения, выявленные при проведении инвентаризаций в

сельскохозяйственных организациях Солнечногорского района

Нарушения

11ст регламентирующих

документов, тс приказа руководителя о і проведении инвентаризации или составе комиссии

1 Іоследствия

Нс действительны результаты

инвентаризации

Инвентаризация проведена в срок, не соответствующий приказу или в приказе срок не указан
Комиссия работала не в полном | составе -//-
і Не соблюдена подготовительная

процедура (нет расписки о полной документации операций, переданной бухгалтерии)

-II-

1

Бухгалтерия выдала описи,

содержащие данные отраженные в бухгалтерском учете

Могут быть умышленно искажены данные фактического наличия запасов

I

j Не заполнены реквизиты мнвеитари

■ зационных документов

Документы нс могут считаться • юридическим доказательством
■ Инвентаризационные документы

1 содер жат неподтвержденные

исправления

Нс действительны результаты ‘

инвентаризации

Инвентаризационная опись

содержит незаполненные строки

Возможно несанкционированное

добавление записей, содержащих ложную информацию

Так, при проведении инвентаризации материально-производственных

запасов необходимо помнить, что:

- инвентаризации подвергаются не только собственные запасы, но и находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки от других организаций (по отдельным описям);

- в состав инвентаризационной комиссии обязательно включаются материально ответственные лица, отвечающие за сохранность проверяемых запасов,

- фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально - ответственных лиц;

- результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными, если комиссия проводит инвеїггаризацию в неполном составе;

- в состав комиссии при необходимости нужно включать специалиста, владеющего знаниями для определения видового состава и качества запасов,

- наличие запасов должно определяться путем их обязательною подсчета, взвешивания, обмера, допускается в виде исключения количество материалов, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, фиксировать на основании документов при выборочной проверке в натуре части этих ценностей;

- проводить последовательно по местам изолированного хранения инвентаризацию запасов у одного материально ответственного лица (после проверки помещение должно быть опломбировано);

- поступающие (выбывающие) в ходе инвентаризации запасы оформляются после инвентаризации, данные о таком поступлении (выбытии) заносятся в отдельную ведомость.

Статьей 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» (5) установлены случаи обязательного проведения инвентаризации:

1 при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

3. при смене материально ответственных лиц;

4. при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.

5 в случае стихийных бедствий, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

6. при реорганизации или ликвидации организации.

IM,

Исходя из этих требований, нами определена минимально необходимая периодичность проведения инвентаризации материально-производственных запасов (табл.3.3.2).

Исходя из данной периодичности и требований, предъявляемых к инвентаризации, можно сделать вывод о том, что в конце года перед составлением отчетности нормальный ход деятельности будет нарушен необходимостью проводить инвентаризацию и не только материально производственных запасов, а также остального имущества и обязательств Это объясняется тем, что одним из требований при проведении инвентаризации является прекращение хозяйственных операций с инвентаризуемым объектом (и только в исключительных случаях допускается отпуск и принятие запасов), а при проведении инвентаризации в течение нескольких дней места хранения должны быть опечатаны

Таблица 3.3 2

Периодичность проведения инвентаризаций материально-производственных

запасов, предлагаемая для сельскохозяйственных организаций

Вид запаса № счета Периодичность Срок проведения
Сырье, корма, семена и прочие материалы 10 I раз в год Не ранее 1 октября
Нефтепродукты І0 I раз в месяц Обязательна перед

отчетностью

Молодняк животных 11 1 раз в квартал - 1 раз в год Обязательна перед

отчетностью

Животные на откорме 11 1 раз в полгода Обязательна перед

отчетностью

Незавершенное

производство

20,23.29 I раз в год Не ранее 1 октября
Готовая продукция иа складе 43 1 р«зз в год Нс ранее 1 октября
Товары 41 1 раз в год Нс ранее 1 октября

Мы считаем, что именно эти факторы имеют определяющее значение при правильности проведения инвентаризации в исследуемых сельскохозяйственных организациях. В короткий промежуток времени

к.?

(октябрь - ноябрь), с одной стороны, в хозяйствах должна быть правильно проведена инвентаризация практически всех видов имущества и обязательств, на что, естественно, должны быть отвлечены работники - члены инвентаризационной комиссии, материально ответственные липа, а при инвентаризации запасов и дополнительные работники (для помощи в погрузке-разгрузке, взвешивании и т.д); с другой стороны, конец года - это выход на финишную прямую, когда определяются финансовые результаты деятельности организации за весь отчетный период и какие-либо отклонения от намеченного плана или простои могут вызвать негативные последствия. Поэтому в некоторых случаях правильность учета отходит на второй план

Поэтому мы предлагаем организовать контрольную функцию, выполняемую таким методом учета, как инвентаризация, следующим образом.

Все проводимые в настоящее время инвентаризации являются дискретными, т.е. прерывными В ряде стран существует практика проведения перманентных (непрерывных) инвентаризаций, когда постоянно действующая инвентаризационная комиссия проверяет отдельные вилы материальных ценностей в момент их минимальных остатков (94). Такая инвентаризация позволит на протяжении года неоднократно проверить фактическое наличие всех материалов и своевременно внести исправления в учетные данные, не дожидаясь проведения разовой инвентаризации.

Данный подход к инвентаризации, как к методу бухгалтерского учета и его контрольной функции, повысит его оперативность. Обнаруженные ошибки в ходе перманентной инвентаризации можно будет исправить уже в текущем учете, тогда как при обыкновенной инвентаризации, проводимой, как правило, в конце года, оперативность контроля при данной процедуре теряется. Нарушение, сделанное в начале отчетного периода, не замечается, нс исправляется, может в некоторых случаях в силу разных причин повторяться неоднократно, и в сумме в конце отчетного периода может

I6X

вызвать большие последствия, даже если и будет обнаружено при дискретной инвентаризации.

Нами уже было отмечено, что проведение дискретной инвентаризации характеризуется отвлечением на длительный срок некоторой группы работников организации, входящих в состав инвопаризационной комиссии Некоторую часть трудозатрат можно сократить путем перманентной инвентаризации. Так как данная контрольная процедура каждый раз проводится только по отдельному определенному виду материально- производственных запасов в момент их минимальных остатков, то период ее проведения сокращается и может составлять от одного дня до нескольких часов рабочего времени. Причем этот прием не только сокращает трудозатраты из-за уменьшения времени, идущего на подсчет, обмер и другие процедуры, обуславливающие подтверждение фактического наличия запасов, но и позволяет сельскохозяйственным организациям не нарушать обычного хода деятельности в результате необходимости прекращения операций с проверяемыми запасами и опломбированием хранилищ, когда инвентаризация затягивается.

Неэффективность использования трудовых ресурсов при проведении инвентаризации вызвано еще и тем, что для проведения этой контрольной процедуры создается инвентаризационная комиссия. Как показывает практика, в состав комиссий входит, как правило, не менее пяти членов, из которых непосредственно проверкой (взвешиванием, обмером, подсчетом, заполнением описей и других документов) занимаются всего два человека, остальные выполняют роль наблюдателей. С этой точки зрения нами предлагается возложить обязанности по проведению перманентных инвентаризаций на внутреннего аудитора (необходимость существования которого определяется неэффективной деятельностью системы внутреннего контроля в изучаемых сельскохозяйственных организациях) Однако, чтобы нс уменьшать требований, предъявляемых к инвентаризации, а также не

использовать данное понятие с другим смыслом, целесообразно будет данную контрольную процедуру назвать перманентной проверкой фактического наличия и текущего учета материальных запасов

Перманентные проверки осуществляются в период минимального остатка запаса. Поэтому материально ответственные лица должны сообщать о данном факте (о приближении величины запаса к минимальному размеру) внутреннему аудитору. который определяет в свою очередь целесообразность проведения перманентной проверки по данному виду запаса и в данный момент времени. При этом берется во внимание.

1) срок проведения последней проверки,

2) необходимая периодичность проведения инвентаризаций по данному виду запасов,

3) распределение запасов по уровням риска К запасам с высоким уровнем риска необходимо отнести запасы, используемые в производстве в больших объемах, а также ценности, имеющие высокую стоимость единицы запаса. К запасам с низким уровнем риска - нечасто используемые запасы и дешевые виды запасов.

При положительном решении данного вопроса внутренний аудитор представляет в бухгалтерию запрос-поручение, с просьбой предоставить ему данные, отраженные в учете по конкретному виду запаса.

Фактическое наличие данного вида материально - производственных запасов проверяется внутренним аудитором в присутствии материально ответственного лица с использованием тех же методов, что и при обыкновенной инвентаризации

В исследуемых нами сельскохозяйственных предприятиях еще ведутся карточки аналитического учета запасов. Поэтому можно на наш взгляд, не составляя инвентаризационной описи, фактическое наличие конкретного вида запаса проставлять непосредственно в карточке, где на момент перманентной проверки должны быть подсчитаны остатки. Внутренний

аудитор, сверив фактическое наличие запаса с данными карточки аналитического учета и убедившись в соответствии данных, ставит в карточке дату проверки, фактическое наличие запаса и свою подпись. Затем сверяет полученные данные из бухгалтерии с фактически полученными и если они совпадают, делает запись в журнале проведенных перманентных проверок о результатах проверки Если же данные не совпадают, то проводятся дополнительные контрольные процедуры ДЛЯ выявления произошедших нарушений в учете и предложения путей их устранения

При проведении дискретных обязательных инвентаризаций комиссией могут учитываться и результаты перманентных инвентаризаций, что существенно сократит трудозатраты, так как обязательной инвентаризацией могут быть охвачены только тс периоды, за которые проверка нс проводилась.

Эффективность работы внутреннего аудитора по проведению перманентной инвентаризации можно определить при помощи следующего коэффициента:

Кэ = Оп / Ои

где Кэ - коэффициент эффективности проведения перманентной инвентаризации,

Оп - сумма недостач и ошибочно отраженных в у'чете сумм,

обнаруженных при перманентной инвентаризации,

Ои - сумма недостач и ошибочно отраженных в учете сумм,

обнаруженных при обязательной инвентаризации

Если данный коэффициент больше единицы, то деятельность

внутреннего аудитора при проведении перманентных инвентаризаций можно считать эффективной. Эффективность в данном случае прямо пропорционально зависит от величины коэффициента.

Таким образом, в данной главе нами были предложены практические рекомендации по путям совершенствования учета и контроля материально- производственных запасов, которые должны способствовать построению достоверных, рациональных учетных и контрольных систем в сел ьскохозя йственны х орган изация х.

<< | >>
Источник: ГОРШКОВА ИРИНА МИХАЙЛОВНА. Учет и контроль материально - производственных запасов в сельскохозяйственных организациях. Диссертация на соискание ученой степени кандидата экономических наук. Москва - 2002. 2002

Еще по теме Инвентаризация - метод контроля за сохранностью материально-производственных запасов:

  1. Выбор метода оценки материально - производственных запасов сельскохозяйственными организациями
  2. Глава 3. Совершенствование бухгалтерского учета и контроля производственно-материальных запасов в сельскохозяйственных организациях
  3. ГОРШКОВА ИРИНА МИХАЙЛОВНА. Учет и контроль материально - производственных запасов в сельскохозяйственных организациях. Диссертация на соискание ученой степени кандидата экономических наук. Москва - 2002, 2002
  4. Экономическая сущность материально-производственных запасов и их классификация (группировка) в сельскохозяйственных организациях
  5. Б.Коэффициенты оборачиваемости активов, материально-производственных запасов (МПЗ) и фондоотдачи
  6. Влияние национальных и международных стандартов финансовой отчетности на организацию учета материально производственных запасов.
  7. Задачи и принципы учета и контроля материально­производственных запасов
  8. 2.3) Управление уровнем материальных запасов
  9. 3.1. Пути совершенствования учета материально­производственных запасов
  10. Анализ состояния бухгалтерского умета материально­производственных запасов в сельскохозяйственных организациях
  11. Глава 2. Современное состояние учета материально­производственных запасов в сельскохозяйственных организациях.