<<
>>

2.3 ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

В соответствии с предлагаемым нами подходом по систематизации экономической информации в холдинге, при организации информационной модели компании необходимо разработать систему управленческой отчетности.
Отчетность - это совокупность отчетов о функционировании экономической системы и состоянии окружающей среды. Соответственно, отчет - документ, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале времени фактические значения планов.
Целью составления управленческих отчетов является удовлетворение информационных потребностей руководства, т.е. управленческая отчетность предназначена для самого холдинга в лице руководителей всех структурных 1ITOB. Такая ориентированность определяет специфические свойства от- холдинга. С одной стороны, информация, предоставляемая в виде
Мы считаем, что использоьание блочно-модульного подхода к построению информационной модели холдинга позволит четко систематизировать увеличивающийся поток неструктурированной информации, который является неизбежным следствием при объединении предприятий в единую структуру.
чить. Следующие факторы и характеристики менеджеров определяют требования к управленческой информации:
задачи и функции управленцев;
место в организационной структуре и иерархии;
виды принимаемых управленческих решений;
полномочия в принятии упрааченческих решений;
критерии мотивации и стимулирования.
Соответственно, можно сформулировать следующие общие требования к любой управленческой отчетности (табл. 4) [113, стр. 70].
Таблица 4
Общие требозания в управленческой отчетности
знать и поникать ситуацию
выявлять резервы эффективности
1. Соответствие целям получения информации
планировать и проо^озирозать
влиять, организовывать, реагировать, принимать решения
оценивать, мотивировать, стимулировать, контролировать
корректировать планы
ежедневно
еженедельно
ежемесячно
ежеквартально^
ежегодно
2. Правильные оператив-ность. периодичность, исторические горизонты и инерционность
по запросу
натуральные

ьмые
3. Оптимально*» типов измерите

сильные стороны
целевых ин- зом а обь- сстоо анализа
слабые стороны

возможности
угрозы
внутреннее состояние компании
правильная логика и по- эоатсльность подго- ипредоставлении данных
внешние условия
цели - критерии - показатепи - ппаны - операции - стимулирование ¦ контроль
соответствии управленческим ценим
Продолжение таблицы 4 6. Адекватные базы для сравнения план - факт предыдущего периода факт отчетного периода - план отчетного периода факт - сценарные условия факт отчетного периода - факт предыдущего периода прогноз - сценарий -факт фает - среднее значение по отрасли факт - лучший пример в отрасли факт - лучший пример для данной цели (бенчмаркинг) 7 Эргономичный формат полами (наглядность, лако-ничность в сочетании с полнотой) текстовый табличный графический выборки. клас;ификагоры 8. Стандартизация и унификация шаблоны и Форматы регламента и процедуры методики база данных нормативно-методическая документация 9. Разумная цена подготовки и получения информации принцип достаточной точности баланс информационных источников ЭКОНОМИЧНОСТЬ инерционность и лаг Мы считаем, что грамотно составленная в соответствии с требованиями менеджмента и своевременно представленная управленческая отчетность позволяет обеспечить решение следующих задач:
представление информации о фактической эффективности:
определение существующих проблем и недостатков, а такке указание на потенциальные проблемы в будущем;
предоставление информации для выбора оптимальных вариантов решения вопросов и проблем повседневной деятельности, а также представление информации для принятия стратегические решений.
В рамках решения задачи по созданию системы отчетности в исследовании нами предложен алгоритм, состоящий из нескольких последовательных этапов (Рис.
15).
Первый этап целеполагания состоит- в выяснении целей и задач проекта
М
по созданию системы управленческой отчетности холдинга. Необходимо от- встать на вопрос о целесообразности проекта, его потребителях и адекватность создания системы внешней и внутренней среде холдинга.
Вторым шагом является определение потребности в информации. На данном этапе необходимо определить ответственных за выполнение задач и времени, за которое должен быть осуществлен анализ потребности в информации. Целсполаганис Выяснение целей и задач создания системы управленческой отчетности Определение рабочей групгы и установ-ление временного горизонта проекта Выяснение потребности в информации Определение ответственных за выполнение задачи и вре-мени на выишеник- информа-ционных потребностей Определение релевант-ных мечидии Определение необходимой
информации, ее i руниирон- к* WJ Построение процесса сбор.), агрегирования и обработки данных Выяснение источников дан-ных Определение требова-ний к расчетам показа-телей И выявление воз-можности их унифика-ции к рамках холдинга Установление ответствен-ных за выполнение задач по сбору, агрегирования, обра-ботки данных и координа-ция этих процессов 1 Определение путей передачи информации по всей вертикали и горизонтали управления Определение структуры отчетов по аналогии со структурой планирования и их содержание Установление времен-ных интервалов состав-ления отчетов Определение составителей н получателей отчетов Определение ответственных за составление докумогтов и за их периодическую актуализацию
Выяснение видов документов необходимых для документирования процесса
Рис. 15. Алгоритм создания системы управленческоГс отчетности хол-
Формализация процесса
Топ-менеджмент должен получать интегрированную отчетность, по-зволяющих судить о выполнении задач структурными элементами и достижения холдингом поставленных целей. Она может содержать данные, характеризующие результаты различных сторон деятельности компания в целом и в разрезе структурных элементов за определенный период времени, анализ воздействия на результаты внешних и внутренних факторов, прогнозные показатели на предстоящий период.
Менеджменту среднего звена, представляющим собой руководство структурных подразделений всех уровней холдинга, необходима информация, содержащая анализ показателей деятельности их подразделений за определенный момент времени.
Служащим низшего звена, лрежде всего, необходима детальная ин-формация о результатах их деятельности с анализом влияния основных внутрипроизводственных факторов.
При выявлении потребности важно понимать, что отчеты нужны не только руководству. Необходимо учитывать интересы каждого сотрудника в производственном процессе, снабжая его существенной информацией в форме соответствующих его деятельности отчетов. Поэтому необходимо разграничить отчетность для менеджмента и для оперативного уровня. Это вызвано тем, что для уровня менеджмента необходима, прежде всего, обобщающая информация, а на оперативном должен быть обеспечен анализ причин вплоть до информации о каждом отдельном случае.
снеиип потребности в информации в качестве релевантных мо-
гут выс тупать следующие методы:
В ходе выполнения работ на данном этане, аналитикам следует стараться строго придерживаться принципа экономичности (ценность информации должна оправдывать расходы на ее получение) и краткости (информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего).
Si
метод интервью, при котором следует опросить каждого менеджера, какая информация ему необходима для работы, и к какому сроку ее желательно получить.
метод анкетирования, при котором менеджеры заполняют предварительно составленные аналитиками анкеты;
метод экспертной комиссии основан на выявлении единого коллективного мнения специально подобранными экспертами при обсуждении поставленной проблемы;
метод комиссий и конференций, в процессе которого происходит выдвижение идей и осуществляется их критика;
метод типологии основывается на идеи существования стандартного набора потребностей в управленческой информации.
Совокупность применяемых методов может быть расширен и дополнен, например, методами анализа задач, анализа документов, методом сообщений и др. Выбор метода обусловлен адекватностью и практической пользой его использования на данном jrane.
Аналитические материалы второго шага являются основой для дальнейших эталон и от того насколько тщательно проведен инолиэ, do многом зависит качество системы управленческой информации.
Следующим этапом предложенного нами алгоритма создания системы управленческой отчетности является построение процесса сбора, агрегирования И обработки данных. Основной задачей этапа является составление карты потоков данных в холдинге. Здесь нужно ответить на вопросы: откуда берутся данные, кто их видит, что с данными делают, куда они передаются, кто их хранит. Поэтому следует корректно сформировать совокупность легочников информации в соответствии с потребностями менеджмента. Этот шаг также является очень важным, т.к. источник данных определяет точность информации. В зависимости от характера потребности, разными будут и источники. В рамках этого этапа также следует решить задачу определения трсбо- к расчетам показателей и выявление возможности их унификации в
рамках холдинга. Унификация необходима для единой трактовки терминов, способов сбора, агрегирования первичных данных и анализа полугенной информации в рамках холдинга. В зависимости от формы организации, формы подачи одна и та же информация может иметь разный смысл.
Для того чтобы процесс сбора, агрегирования, обработки данных успешно реализовывался необходимо четко определить ответственность исполнителей и их круг. Для этого необходимо выяснить, кго собирает- и агрегирует данные, кто ее обрабатывает, и кто прямо либо косвенно руководит и координирует этим процессом (создание информационной структуры).
В соответствии с приведенным алгоритмом, задачу определения путей передачи информации по всей вертикали и горизонтали управления холдинга следует решить па четвертом этапе. Первое, что требуется сделать - это сформировать структу ру отчетов в соответствии потребностями менеджмента в информации и структурой планов, т.к. контроль и планирование неразрывно связаны друг с другом, представляя собой циклически повторяющий процесс.
К основным факторам, которое влияют на структуру отчетов, мы относим:
характеристики предетавляемой информации в соответствии с определенной классификацией;
требования и пожелания пользователей отчетов;
экономичность.
В целях данного диссертационного исследования, не претендуя на полноту и завершенность, мы считаем возможным применение следующей классификации информации предоставляемой в отчетах:
По уровню управления:
корпоративный уровень - информация, предоставляемая в отчетах, является консолидированной по всему холдингу;
дивизиональный уровень - информация, предоставляемая в отчетах, консолидируется по процессам;
уровень информационных центров холдинга - информация характеризует состояние дел в информационных центрах холдинга
По функциональному наполнению:
производственно-технические - отчеты содержат информацию, характеризующую техническое состояние основных средств и технических процессов производства;
производственно-экономические - отчеты содержат экономическую информацию, характеризующую производство:
сбытовые - отчеты содержат информацию, характеризующую состояние дел в сбыте и маркетинге;
снабженческие - отчеты содержат информацию, характеризующую состояние дел в материально-техническом снабжении холдинга.
По описываемой среде:
о состоянии внешней среды - информация, предоставляемая в отчетах, характеризует состояние внешней по отношению к холдингу среды;
о состоянии внутренней среды - информация, предоставляемая в отчетах, характеризует состояние внутренней среды холдинга.
По содержанию информационной потребности:
стратегические - информация, предоставляемая в отчетах, релевантна с точки зрения долгосрочного развития холдинга и реализации стратегии;
оперативные - отчеты предоставляют информацию о ходе выполпе- ния текущих, постоянно повторяющих задач.
Необходимо отмстить, что не существует стандартного набора управленческих отчетов с единым форматом и общей структурой, которые были бы приемлемы во всех ситуациях. Ниже приведены некоторые требования к структуре управленческих отчетов, следование которым позволит оптимизировать представление управленческой информации:
степень детализации
Содержание отчета должно соответствовать информационным потроб- его пользователя. На нижних ступенях иерархической лестницы
управления компанией необходимы более частые и более детальные отчеты. Чем выше уровень, тем реже представление и меньше подробностей. Слишком большая детализация информации может привести к информационной перегруженности пользователя и затруднить ее понимание.
контекст предоставляемых данных
Разрозненные (пусть даже точные) данные малопнформативны. Только данные, помещенные в соответствующий контекст, обработанные соответствующим образом для определенной, четко обозначенной цели, становятся значимой информацией.
стандартизация
В ходе построение системы управленческой отчетности хохдинга важную роль играет стандартизация. Для основных периодически формируемых управленческих отчетов целесообразно утвердить формат, содержание, сроки и частоту представления, а также правила распространения. Стандартизация позволит сделать информационный процесс прозрачным. Стандартизация не означает, что все руководители будут получать одинаковые отчеты. Она означает. что руководители будут знагь о том, комплект из каких отчетов, в какой форме и с какой периодичностью они будут получать.
Среди возможных форматов представления информации в управленческой отчетности можно выделить следующие:
табличный формат
Значительная часть управленческой информации является количественной, поэтому табличный формат отчетов представляется наиболее естественным. Большинство руководителей привыкли получать отчеты в виде набора цифр и считают их достаточно полезными. Значительную часть управленческой информации можно представить всего лишь на одной странице такою отчета. Правильно структурированные отчеты в цифровом виде являются основой управленческой отчетности при условии наличия соответствующих коммешариев и раскрытия ключевых показателен.
графический формат
Графики и диаграммы - наглядный способ представления данных. Основной проблемой применения графического формата является то, что при одновременном отображении большого количества показателей затрудняется восприятие информации.
текстовый формат
Информация, которая, как правило, не имеет количественных показателей, предоставляется в письменной форме, в обычном текстовом формате. Составитель такого отчета имеет возможность сделать акцент на каких-либо моментах, разъяснить взаимосвязь л значение представляемых данных.
На четвертом этапе также необходимо определить периодичность составления отчетов и получения их соответствующими менеджерами. В этих целях отчетность классифицируется по частоте предоставления информации:
периодические - отчеты предоставляются менеджменту с определенной частотой и носят регулярный характер;
разовые - отчеты предоставляются менеджменту по специальному запросу и единожды.
Частота подготовки периодических отчетов определяется временем, за которое информация, представлен лая в них, перестанет быть актуальной и отвечать главному требованию - быть полезной при выработке управленческих решений. Это означает, что некоторые виды информации необходимо предоставлять ежедневно или даже чаще, а другие - ежемесячно или реже. Кроме того, менеджеры могут получать информацию, которая должна подго-тавливаться для каждого конкретного случая.
Системы формирования отчетности должны быть способна обеспечить предоставление отчетов руководству в кратчайший срок после окончания отчетного периода (день, неделя, месяц, кварт;ш и т.д.). Таким образом, ежедневный отчет должен быть предоставлен либо до окончания текущего дня либо в самом начале следу ющего дня; еженедельный - в первый день следующей недели; ежемесячный отчет - на третий или четвертый день еле- ~
кументов, регламентирующие процесс информационного обеспечения менеджмента и процесса создания управленческой отчетности. Внутренние документы устанавливают нормы общего поведения, обязательные для исполнения каждым из участников холдинга. Необходимо понимать, что если с точки зрения управления холдинг представляет собой единую систему, то юридически это совокупность самостоятельных компаний. Исходя из згого, представляется обоснованным систему управленческой отчетности в виде пакета документов и регламентов утвердить компетентными органами управления, как холдинговой компании, так и дочерних компаний.
Формирование системы управленческой отчетности позволит руководству холдинга иметь информацию относительно ключевых индикаторов деятельности компании с четким определением ответственных за формирование подобных показателей. Таким образом, с разработкой управленческой отчетности руководство компании получает эффективный механизм оперативного анализа и выявления проблемных областей деятельности холдинга, что в свою очередь способствует более быстрой выработке управленческих решении в той или иной сфере деятельности компании.
о приемлемой задержке в их предоставлении должны приниматься соотношения затрат и выгод.
Ответственные за составление отчетов должны учитывать тот факт, что включение в отчеты необходимых комментариев и поясняющей информации позволит более корректно воспринимать информацию и правильно принимать управленческие решения. Дополнительная аналитическая информация может повысить ценность представляемых данных. Поэтому при составлении отчетов представляется достаточно обоснованным использование принципа управления по отклонениям. Это значит, что на этапе планирования для каждой отчетной позиции устанавливаются рамки колебании, которые принимаются как нормальные.
Преимущество применения данного принципа заключается в том, что менеджер направляет основное свое внимание на проблемные места и, соответственно, уделяет больше времени и затрачивает больше усилий для устранения нежелательных колебаний. Таким образом, осуществляя текущий контроль, появляется возможность возникновения более эффективной обратной связи с объектом управления, что позволит менеджменту холдинга выявить возникшие ошибки и скорректировать управление таким образом, чтобы добиться решения задач наилучшим образом.
При составлении отчетов также рекомендуется использовать прогнозирование. Необходимо не только сравнивать фактические и плановые значения, но и экстраполировать фактические значения на определенный временной интервал. Уже на ранних стадиях выявляется информация о том. как будут выглядеть определенные показатели в конце временного интервала без дополнительного воздействия. Это дает возможность заранее выявить нежелательные отклонения, попять их причины и пытаться их устранить. Тем самый такие отчеты создают основу для мероприятий по улучшению ситуации и недопущению критических отклонении в будущем.
Как было показано во второй главе данного исследов нии единой информационной модели холдинга необходи\ представление об организационной структуре управления х формация представляет собой производную от финансовых
<< | >>
Источник: Галиев. Управление машин холдингом: информации. 2008

Еще по теме 2.3 ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ:

  1. 3.5.2. Организационно-управленческие и информационные аспекты формирования системы контроллинга в вузе
  2. Эффективная система бухгалтерского учета Группы взаимосвязанных организаций как информационная база внутреннего контроля.
  3. Вопросы информационной безопасности и информационных отношений и деятельность международных организаций на современном этапе.
  4. 3 ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОМЫШЛЕННЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ С УЧЕТОМ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
  5. 3.2. информационная поддержка принятия управленческих решений в дивизионе «снабжение» оао «агромаш-ХОЛДинГ»
  6. Информационная война, информационный терроризм, информационные преступления, информационное оружие. Определение понятий,
  7. Проблемы решения вопросов информационной безопасности действующим международным правом. Информационная безопасность и международные организации
  8. 3.1. Структура Регламента управленческого учета. Формирование Регламента управленческого учета «Счета управленческого учета и инструкция по их применению»
  9. 2.2. Формирование Стандарта управленческого учета по управленческой отчетности
  10. Структура Стандартов управленческого учета в системе управления процессами деятельности экономического субъекта